Informationen zur E-Mail Kommunikation

E-Mail Verschlüsselung

Bereits mit dem Beitritt zum Code of Conduct der Versicherungswirtschaft hat sich Janitos zur Erfüllung branchenweiter Standards im Bereich des Datenschutzes verpflichtet. Aus diesem Grunde versendet Janitos ausschließlich verschlüsselte E-Mails. Dabei werden die vom BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) als „Stand der Technik“ gängigen Verschlüsselungsverfahren (wie zurzeit TLS 1.2), die die meisten Provider unterstützen, beim Versand von E-Mails verwendet.

Die sichere Übertragung schützenswerter Daten liegt vor allem im Verantwortungsbereich der Absender/innen der jeweiligen E-Mail. Damit wir Ihnen E-Mails verschlüsselt senden können, müssen Ihre Server diese Verschlüsselungstechnik ebenfalls unterstützen.

Es können also E-Mails der Janitos nur noch an TLS-fähige E-Mail-Adressen gesendet werden. E-Mails an unsichere E-Mail-Server können nicht mehr zugestellt werden.

Wenn Ihr Provider TLS 1.2 bereits unterstützt, werden Sie die Umstellung nicht bemerken und wie gewohnt E-Mails von Janitos erhalten.

E-Mails, die nicht verschlüsselt werden können, werden seit der Umstellung auf TLS 1.2 nicht mehr zugestellt. Unter Umständen erhalten Sie daher jede weitere Kommunikation per Post, auch wenn Sie eine E-Mail bevorzugen würden. Nehmen Sie in diesem Fall Kontakt mit Ihrem E-Mail-Provider oder zu uns auf, denn die Umstellung und Herstellung der datenschutzkonformen Übertragung Ihrer Informationen schützt Sie vor dem Missbrauch Ihrer Daten.

Damit Janitos Ihnen E-Mails senden kann, sollten Sie Ihre E-Mail-Adresse als präferierte Kontaktform angeben.

Moderne und etablierte E-Mail-Provider - besonders in Deutschland - nutzen schon seit vielen Jahren standardmäßig das Verfahren TLS 1.2. Wenn Sie sich unsicher sind, wird Ihnen Ihr E-Mail-Provider dazu Auskunft geben können.

Die meisten E-Mail-Provider können diese Art des sicheren E-Mail-Empfangs zumindest auf Nachfrage herstellen. Meist ist dies eine schnell erledigte Konfiguration, welche bei guten Providern auch kostenfrei umgesetzt wird. Bei anderen profitorientierten Providern lässt sich diese Sicherheit als Zusatzpaket erwerben. Gegen eine dennoch meist geringe Gebühr kann die Sicherheitseinstellung hinzugekauft werden. Zum Schutz Ihrer Daten ist diese Option sinnvoll.

In den Paketen für Geschäftskunden ist dies normalerweise bereits enthalten und muss eventuell noch aktiviert werden.

Sollten Sie einen kostenfreien Provider nutzen (z. B. gmx, t-online, gmail.com, web.de oder ähnliche) ist TLS 1.2 meist der Standard. Sie können also auch auf eine alternative E-Mail-Adresse bei einem solchen Provider ausweichen.

Kommt keine dieser Möglichkeiten in Frage, wird Janitos Sie postalisch kontaktieren, da eine Vereinbarung zur Befreiung von der Verschlüsselungspflicht rechtlich nicht möglich ist

E-Mail-Nutzung

Bequem für Sie und gut für die Umwelt: Erhalten Sie die meiste vertragsbezogene Post ganz einfach per E-Mail!

Mit der freiwilligen Angabe Ihrer E-Mail-Adresse nutzen Sie das Angebot sich Dokumente von Janitos per E-Mail zustellen zu lassen.

Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, schrittweise von Briefpost auf elektronische Vertragspost umzusteigen. Dazu bauen wir unsere elektronischen Versandwege nach und nach für Sie aus.

Sicherheit hat oberste Priorität. Bevor wir Ihnen Dokumente schicken, prüfen wir deshalb, welchen Schutz Ihre Unterlagen benötigen. Wenn für Sie noch kein geeigneter/sicherer elektronischer Versandweg bereitsteht, erhalten Sie Ihre Unterlagen vorerst weiterhin mit der Post. Selbstverständlich werden wir Ihre Vertragspost nur dann elektronisch an Sie versenden, wenn Sie hierzu zugestimmt haben.

Vertragspost, die keine besonders schützenswerten Daten enthält, senden wir Ihnen per verschlüsselter E-Mail. Beispiele für solche Post sind Informationen zu Ihrem Versicherungsvertrag, Beitragsrechnungen oder Abrechnungen. Die Übermittlung jeder E-Mail erfolgt sicher über eine TLS 1.2 Verschlüsselung. Für Sie als Empfänger ist diese Verschlüsselung nicht erkennbar.

E-Mails, die aus technischen Gründen nicht über eine TLS 1.2 Verschlüsselung versandt werden können, werden nicht zugestellt. Unter Umständen erhalten Sie daher jede weitere Kommunikation weiterhin per Post, auch wenn Sie eine E-Mail bevorzugen würden. Details finden Sie oben unter dem Reiter „Email-Verschlüsselung“.

Bitte vergewissern Sie sich aus diesem Grunde, dass die Verschlüsselung von Ihrem E-Mail-Anbieter unterstützt wird. Sie finden die Information zur Verschlüsselung in den Einstellungen Ihres E-Mail-Portals.

Unterlagen mit besonders zu schützenden Daten werden wir Ihnen zu Ihrer Sicherheit aktuell nicht per E-Mail zustellen. Sie erhalten diese Dokumente weiterhin wie bisher per Post bis ein geeigneter elektronischer Versandweg zur Verfügung steht.

Besonders schützenswerte Daten sind beispielsweise

  • medizinische Daten
  • Daten, die nach § 203 Strafgesetzbuch der Schweigepflicht unterliegen
  • Daten zu einer Personenversicherung (Kranken - oder Unfallversicherung)

1) Nutzungsberechtigung
Der Empfang digitaler Vertragspost ist nur für Sie als unseren Versicherungsnehmer bestimmt. Sie können den digitalen Versand von Vertragspost in allen unter A. beschriebenen Fällen nur so lange nutzen, wie Sie Ihren Wohnsitz in einem EU-Mitgliedstaat haben.

2) Sorgfaltspflichten des Nutzers
Sie sind dafür verantwortlich, uns stets eine gültige E-Mail-Adresse anzugeben, zu deren Postfach ausschließlich Sie Zugang haben.

Sämtliche Zugangsdaten müssen Sie deshalb angemessen gesichert verwahren. Wenn Sie von deren Missbrauch erfahren oder diese Dritten bekannt geworden sind, müssen Sie uns dies sofort mitteilen.

Die Ihnen digital zugesandten Dokumente schicken wir Ihnen nicht nochmals auf dem Postweg; es sei denn, gesetzliche Regelungen oder vertragliche Vereinbarungen sehen dies anders vor. Sie sind verpflichtet, regelmäßig zu prüfen, ob Sie elektronische Dokumente von uns erhalten haben.

Wenn sich Ihre E-Mail-Adresse ändert, informieren Sie uns bitte unverzüglich.

3) Verfügbarkeit und Sperre
Zeitweise kann der Versand von elektronischer Vertragspost eingeschränkt oder ausgeschlossen sein. Gründe dafür sind beispielsweise Störungen von technischen Anlagen, Netz- und Kommunikationsverbindungen sowie Wartungsarbeiten oder höhere Gewalt.

Wenn der begründete Verdacht eines Missbrauchs der digitalen Vertragspost besteht, werden wir den digitalen Versand sperren. Darüber benachrichtigen wir Sie so schnell wie möglich per Briefpost.

4) Verhältnis zu den Regelungen in Ihren Versicherungsverträgen
Ihre bereits bestehenden oder zukünftigen Versicherungsverträge mit uns können Regelungen enthalten, die von diesen Nutzungsbedingungen abweichen. Dann gehen die Regelungen in Ihren Verträgen diesen Nutzungsbedingungen vor.

5) Haftung
Wir haften nach diesen Nutzungsbedingungen nur nach Maßgabe der folgenden Bestimmungen a) bis d):

a) Wir haften unbeschränkt für vorsätzlich oder grob fahrlässig durch uns, unsere gesetzlichen Vertreter oder leitenden Angestellten verursachte Schäden sowie für vorsätzlich verursachte Schäden sonstiger Erfüllungsgehilfen. Für grobes Verschulden sonstiger Erfüllungsgehilfen bestimmt sich die Haftung nach den unten in d) aufgeführten Regelungen für leichte Fahrlässigkeit.

b) Wir haften unbeschränkt für vorsätzlich oder fahrlässig verursachte Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit durch uns, unsere gesetzlichen Vertreter oder Erfüllungsgehilfen.

c) Wir haften für Schäden aufgrund fehlender zugesicherter Eigenschaften bis zu dem Betrag, der vom Zweck der Zusicherung umfasst war und soweit dies für uns bei Abgabe der Zusicherung erkennbar war.

d) Wir haften für Schäden aus der Verletzung von Kardinalpflichten durch uns, unsere gesetzlichen Vertreter oder Erfüllungsgehilfen. Kardinalpflichten sind die wesentlichen Pflichten, die die Grundlage des Vertrages bilden, die entscheidend für den Abschluss des Vertrages waren und auf deren Erfüllung Sie vertrauen dürfen. Wenn wir diese Kardinalpflichten leicht fahrlässig verletzt haben, ist unsere Haftung auf den Betrag begrenzt, der für uns zum Zeitpunkt der jeweiligen Leistung vorhersehbar war.

Wir haften für den Verlust von Daten nur bis zu dem Betrag, der bei ordnungsgemäßer und regelmäßiger Sicherung der Daten zu deren Wiederherstellung angefallen wäre.

Eine weitere Haftung durch uns ist dem Grunde nach ausgeschlossen.

6) Laufzeit und Kündigung
Diese Nutzungsvereinbarung gilt, solange ein zwischen Ihnen und uns abgeschlossener Versicherungsvertrag besteht, für den Sie die digitale Vertragspost gewählt haben. Sie können Ihre Zustimmung, Vertragsdokumente elektronisch zu erhalten, jederzeit widerrufen. Auch wir können diese Nutzungsbedingungen jederzeit mit einer Frist von 4 Wochen zum Monatsende widerrufen. In beiden Fällen stellen wir die Vertragspost wieder auf Briefpost um.

Endet der letzte Versicherungsvertrag zwischen Ihnen und uns, stellen wir den Versand digitaler Vertragspost an Sie ein. Wir behalten uns vor, diese Nutzungsvereinbarung aus wichtigem Grund zu kündigen.

7) Änderungen der Nutzungsbedingungen
Über Änderungen dieser Nutzungsbedingungen informieren wir Sie mindestens 6 Wochen vorher in Textform.

8) Anwendbares Recht
Für diese Nutzungsbedingungen gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss der Bestimmungen des deutschen internationalen Privatrechts.
Für Menschen mit Wohnsitz in Österreich gilt davon abweichend das Recht der Republik Österreich unter Ausschluss der Bestimmung des österreichischen internationalen Privatrechts.